{"id":1255,"date":"2023-04-04T14:37:22","date_gmt":"2023-04-04T19:37:22","guid":{"rendered":"https:\/\/logtecgroup.com.co\/conocimiento\/?p=1255"},"modified":"2026-08-13T12:22:36","modified_gmt":"2026-08-13T17:22:36","slug":"que-debe-hacer-una-empresa-para-garantizar-el-cumplimiento-de-la-ley-cuando-use-whatsapp-o-aplicaciones-similares","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/logtecgroup.com.co\/conocimiento\/log-tec-consulting-group\/gestion-empresarial-cumplimiento\/que-debe-hacer-una-empresa-para-garantizar-el-cumplimiento-de-la-ley-cuando-use-whatsapp-o-aplicaciones-similares\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 debe hacer una empresa para garantizar el cumplimiento de la Ley cuando use WhatsApp o aplicaciones similares?"},"content":{"rendered":"

En la actualidad WhatsApp es una de las herramientas m\u00e1s usadas a nivel organizacional, ello debido a que no solo facilita\u00a0 coordinar f\u00e1cilmente equipos de trabajo, sino que permite alcanzar elevados niveles de eficiencia en la comunicaci\u00f3n de los funcionarios, m\u00e1s a\u00fan cuando \u00e9stos act\u00faan en labores de campo. Ahora bien, a pesar que WhatsApp<\/strong> es \u00fatil para las organizaciones, su mayor nicho no es precisamente ese; pues, el com\u00fan de\u00a0 usuarios que usan tal aplicaci\u00f3n son personas como usted o como yo, que tan solo necesitan disponer de un medio de comunicaci\u00f3n para establecer contacto con familiares, amigos, compa\u00f1eros de estudio o con grupos de pensamiento que tienen cierta afinidad ideol\u00f3gica, y eso ocurre porque una gran porci\u00f3n de la poblaci\u00f3n mundial usa un tel\u00e9fono m\u00f3vil que admite dicha aplicaci\u00f3n.<\/span><\/p>\n

A partir de la masificaci\u00f3n de WhatsApp, muchas organizaciones han comenzado a usarla para\u00a0 gestionar sus actividades comerciales o para realizar otras tareas tales como el servicio al cliente, la resoluci\u00f3n de Peticiones, Quejas y Reclamos y el soporte t\u00e9cnico. Pero\u2026 \u00bfse podr\u00e1n realizar dichas actividades o tareas as\u00ed no m\u00e1s, sin necesidad de considerar otros aspectos?<\/span><\/p>\n

A nivel de la Ley de Protecci\u00f3n de Datos Personales,<\/strong>\u00a0 el uso de WhatsApp no parece ser tan simple; y esto es comprobable si observamos que algunas organizaciones ya han sido sancionadas por tan solo enviar un mensaje con contenido comercial a un Titular que no nunca hab\u00eda autorizado recibir ese tipo de comunicaciones.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

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Para dimensionar el alcance de las consideraciones a tener en cuenta cuando se usa WhatsApp, observemos el caso expuesto en la resoluci\u00f3n 50206\/2022<\/strong> expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio: all\u00ed se expone que una organizaci\u00f3n, a trav\u00e9s de ese medio de comunicaci\u00f3n, envi\u00f3 un mensaje a un Titular ofreci\u00e9ndole su portafolio de bienes y servicios junto con una serie de descuentos aplicables. El Titular, sorprendido por el mensaje, pregunt\u00f3 a su interlocutor de d\u00f3nde hab\u00eda sacado la informaci\u00f3n de contacto para realizar el env\u00edo de la informaci\u00f3n, a lo que el asesor de la organizaci\u00f3n respondi\u00f3 que dispon\u00eda de una Base de Datos de personas a las que les estaba ofreciendo los productos que comercializaba.<\/span><\/p>\n

En resumidas cuentas, la organizaci\u00f3n fue sancionada con una multa cercana a los 45 millones de pesos. Y adicionalmente se le decret\u00f3 tomar una serie de medidas administrativas para que ello no volviera a suceder; pero\u2026 \u00bfen qu\u00e9 se equivoc\u00f3 la organizaci\u00f3n?\u00a0<\/span><\/p>\n

Desde el punto de vista legal, la empresa que quer\u00eda ofrecer sus productos no\u00a0 le solicit\u00f3 al Titular una autorizaci\u00f3n previa en la que \u00e9l manifestara que en adelante consent\u00eda el uso de su informaci\u00f3n personal para que se le enviaran ofertas comerciales.<\/span><\/p>\n

De cara al aspecto organizacional, la empresa ten\u00eda la obligaci\u00f3n de\u00a0 contar con un manual de procedimientos internos que le indicara a sus funcionarios cu\u00e1l ser\u00eda el alcance de sus tareas, y\u00a0 qu\u00e9 podr\u00edan o no hacer con la informaci\u00f3n que cada d\u00eda llega a sus manos; sin embargo, tal manual no exist\u00eda, lo que conduce a deducir que tampoco exist\u00eda la sensibilizaci\u00f3n del mismo; pues, cada funcionario que participa en el tratamiento de la informaci\u00f3n debe conocer a cabalidad c\u00f3mo tratar los datos y c\u00f3mo cumplir con las responsabilidades que ellos implican. Tal\u00a0 conocimiento tan solo se puede evidenciar con una serie de evaluaciones peri\u00f3dicas cuyas respuestas deben coincidir con cada uno de los enunciados de los manuales existentes; pues, el Sistema Integral de Gesti\u00f3n para la Protecci\u00f3n de Datos Personales<\/strong>, obligatorio para todas las organizaciones que operan en Colombia, as\u00ed lo exige.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Siendo\u00a0 as\u00ed son las cosas, entonces \u00bfQu\u00e9 debe hacer una empresa para garantizar el cumplimiento de la Ley cuando use WhatsApp o aplicaciones similares?<\/strong> La respuesta es simple: debe establecer una serie de\u00a0 acciones de estricto cumplimiento, entre las que se encuentran los siguientes:<\/span><\/p>\n