{"id":4020,"date":"2026-07-28T13:40:38","date_gmt":"2026-07-28T18:40:38","guid":{"rendered":"https:\/\/logtecgroup.com.co\/conocimiento\/?p=4020"},"modified":"2026-07-29T17:20:15","modified_gmt":"2026-07-29T22:20:15","slug":"reporte-reclamos-rnbd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/logtecgroup.com.co\/conocimiento\/data-protected\/proteccion-datos-colombia\/reporte-reclamos-rnbd\/","title":{"rendered":"Reclamos de datos personales: rep\u00f3rtalos en el RNBD"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Recibir y responder un reclamo relacionado con datos personales no siempre termina cuando se env\u00eda la respuesta al titular. Si tu organizaci\u00f3n tiene bases de datos inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos \u2014RNBD\u2014, tambi\u00e9n debe consolidar y reportar peri\u00f3dicamente determinada informaci\u00f3n sobre los reclamos recibidos.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Este deber suele confundirse con la actualizaci\u00f3n anual del RNBD o con el reporte de incidentes de seguridad, sin embargo, se trata de obligaciones diferentes, con plazos, informaci\u00f3n y finalidades propias. Adem\u00e1s, el reporte no consiste en cargar al sistema la solicitud completa, la respuesta enviada ni los datos personales del reclamante, ya que lo que realmente se registra es la informaci\u00f3n consolidada sobre los reclamos presentados durante cada semestre calendario.\u00a0<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Comprender esta diferencia es fundamental para evitar reportes incompletos, duplicados o realizados fuera del plazo establecido.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 21px;\">\u00bfQu\u00e9 es el reporte de reclamos en el RNBD?<\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">El Registro Nacional de Bases de Datos es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio \u2014SIC\u2014 y funciona como un directorio de las bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en Colombia. Las organizaciones obligadas a inscribir sus bases de datos no cargan en el RNBD toda la informaci\u00f3n personal que administran, en su lugar, registran determinados datos relacionados con las caracter\u00edsticas de cada base, las finalidades del tratamiento, los tipos de titulares, los canales de atenci\u00f3n, las medidas de seguridad y otras condiciones relevantes.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Una vez realizada la inscripci\u00f3n, el responsable debe mantener actualizada esa informaci\u00f3n y reportar ciertas novedades, como por ejemplo los reclamos presentados por los titulares. El reporte de reclamos en el RNBD corresponde a la informaci\u00f3n consolidada de las reclamaciones presentadas ante el responsable o sus encargados durante un semestre calendario, y debe elaborarse teniendo en cuenta lo manifestado por los titulares y los tipos de reclamo previstos en la plataforma.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Por tanto, no es suficiente con responder oportunamente las solicitudes ya que la organizaci\u00f3n debe conservar su trazabilidad, clasificarlas correctamente y consolidar la informaci\u00f3n requerida para efectuar el reporte semestral.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 21px;\">\u00bfQui\u00e9nes deben presentar este reporte?<\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">El deber aplica a los responsables que se encuentran obligados a inscribir sus bases de datos en el RNBD. Actualmente, esta obligaci\u00f3n comprende:<\/span><\/p>\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Las sociedades y entidades sin \u00e1nimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 unidades de valor tributario \u2014UVT\u2014.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Las personas jur\u00eddicas de naturaleza p\u00fablica.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Si una organizaci\u00f3n est\u00e1 obligada a registrar sus bases de datos, tambi\u00e9n debe mantener actualizada la informaci\u00f3n registrada y cumplir el reporte semestral de reclamos.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Las organizaciones que no superan el umbral econ\u00f3mico para inscribirse en el RNBD no quedan excluidas del cumplimiento de la normativa de protecci\u00f3n de datos, puesto que aunque no deban efectuar este reporte en la plataforma, contin\u00faan obligadas a mantener un registro y control de los reclamos recibidos, atender los derechos de los titulares, tramitar sus consultas y reclamos, implementar medidas de seguridad y cumplir los dem\u00e1s deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Estar excluido del RNBD no significa estar excluido del r\u00e9gimen colombiano de protecci\u00f3n de datos personales.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 21px;\">\u00bfCu\u00e1ndo deben reportarse los reclamos?<\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">La actualizaci\u00f3n de los reclamos se realiza dentro de los <strong>primeros quince d\u00edas h\u00e1biles de febrero y agosto de cada a\u00f1o<\/strong>.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Los periodos que debes tener en cuenta son los siguientes:<\/span><\/p>\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">En febrero se reportan los reclamos recibidos entre el 1 de julio y el 31 de diciembre del a\u00f1o anterior.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">En agosto se reportan los reclamos recibidos entre el 1 de enero y el 30 de junio del mismo a\u00f1o.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">El plazo se cuenta en d\u00edas h\u00e1biles, no en d\u00edas calendario, es por eso, que la fecha exacta de vencimiento puede variar cada a\u00f1o dependiendo de los fines de semana y d\u00edas festivos, por lo cual no es recomendable esperar hasta el \u00faltimo d\u00eda para recopilar la informaci\u00f3n de todas las \u00e1reas, validar el periodo, identificar las bases de datos relacionadas y revisar la clasificaci\u00f3n de cada reclamo.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 21px;\">\u00bfQu\u00e9 solicitudes deben incluirse?<\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Uno de los errores m\u00e1s frecuentes es considerar que cualquier petici\u00f3n recibida por la organizaci\u00f3n constituye autom\u00e1ticamente un reclamo de protecci\u00f3n de datos. Para efectos del r\u00e9gimen de protecci\u00f3n de datos, un reclamo se presenta cuando el titular o una persona legitimada considera que la informaci\u00f3n debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o cuando advierte un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la ley.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Tambi\u00e9n pueden existir reclamaciones relacionadas con la revocatoria de la autorizaci\u00f3n, el uso no autorizado de informaci\u00f3n, la falta de atenci\u00f3n de los derechos del titular u otras inconformidades vinculadas con el tratamiento de datos personales y no deben confundirse los reclamos con las consultas, ya que mediante una consulta, el titular busca conocer la informaci\u00f3n que la organizaci\u00f3n tiene sobre \u00e9l o el uso que se le ha dado, mientras que en el reclamo, por el contrario, existe una solicitud de correcci\u00f3n, actualizaci\u00f3n o supresi\u00f3n, o se manifiesta un posible incumplimiento.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Tampoco toda petici\u00f3n de servicio al cliente es un reclamo de protecci\u00f3n de datos ya que una queja por la calidad de un producto, un cobro o la atenci\u00f3n recibida solo deber\u00e1 considerarse dentro de este proceso cuando su contenido involucre efectivamente el tratamiento de informaci\u00f3n personal.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 21px;\">\u00bfQu\u00e9 pasa con los reclamos recibidos por un encargado?<\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Una organizaci\u00f3n puede utilizar proveedores para realizar actividades que impliquen tratamiento de datos personales. Por ejemplo, puede contratar plataformas tecnol\u00f3gicas, operadores de servicio al cliente, empresas de n\u00f3mina o proveedores que administren determinados canales de atenci\u00f3n, estos terceros pueden actuar como encargados del tratamiento y recibir directamente reclamos de los titulares, esto suele ocurrir cuando los terceros no se identifican como actores independientes sino como parte de la estructura propia del responsable, en este caso espec\u00edfico la informaci\u00f3n que se reporte en el RNBD debe ser el resultado de consolidar los reclamos recibidos tanto por el responsable como aquellos recibidos por aquellos encargados.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">En casos como este se requiere coordinaci\u00f3n y asegurar que los los contratos y procedimientos internos establezcan c\u00f3mo y cu\u00e1ndo el encargado informar\u00e1 al responsable sobre los reclamos recibidos, la base de datos involucrada, la clasificaci\u00f3n asignada y el estado de la gesti\u00f3n ya que si cada proveedor conserva la informaci\u00f3n de manera independiente y no la comunica oportunamente, el responsable podr\u00eda presentar un reporte incompleto.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 21px;\">\u00bfDebe reportarse si no hubo reclamos?<\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">La ausencia de reclamos <span style=\"text-decoration: underline;\">no deber\u00eda interpretarse como ausencia del deber de revisar y actualizar la informaci\u00f3n del periodo<\/span>. La organizaci\u00f3n debe verificar todas sus bases registradas y dejar trazabilidad de que realiz\u00f3 la validaci\u00f3n, cuando no se hayan recibido reclamos durante el semestre, deber\u00e1 registrarse la novedad correspondiente en cero, de acuerdo con las opciones habilitadas en el RNBD.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Este punto es especialmente importante porque algunas organizaciones solo ingresan a la plataforma cuando recuerdan haber recibido una reclamaci\u00f3n y esta pr\u00e1ctica impide demostrar que el periodo fue revisado y puede dejar incompleta la actualizaci\u00f3n de las bases registradas ya que el resultado \u201ccero reclamos\u201d tambi\u00e9n debe provenir de una verificaci\u00f3n interna, no de una suposici\u00f3n.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 21px;\">Errores frecuentes al preparar el reporte<\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">El reporte puede parecer sencillo cuando la organizaci\u00f3n recibi\u00f3 pocos reclamos, sin embargo, los problemas suelen aparecer por falta de trazabilidad y coordinaci\u00f3n. Entre los errores m\u00e1s habituales se encuentran:<\/span><\/p>\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Reportar \u00fanicamente los reclamos recibidos por el \u00e1rea jur\u00eddica y omitir los gestionados por servicio al cliente, talento humano, cartera, seguridad o tecnolog\u00eda.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Confundir consultas de informaci\u00f3n con reclamos.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Incluir peticiones que no guardan relaci\u00f3n con el tratamiento de datos personales.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Omitir los reclamos que fueron recibidos y puestos en conocimiento por parte de los encargados.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Clasificar el reclamo seg\u00fan el asunto del correo y no seg\u00fan su contenido.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Relacionar el reclamo recibido con otros temas y omitirlo en el reporte<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Reportar el semestre equivocado.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Presentar informaci\u00f3n acumulada de varios periodos o a\u00f1os.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Alistar datos personales, documentos o explicaciones que no son solicitados por la plataforma.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">No contar con evidencia de la informaci\u00f3n utilizada para preparar el reporte.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Roboto;\">Asumir que no debe realizarse ninguna actuaci\u00f3n cuando el resultado es cero.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Estos errores pueden evitarse mediante un procedimiento interno que integre todos los canales por los que una persona puede ejercer sus derechos.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 21px;\">C\u00f3mo preparar correctamente el reporte de reclamos en el RNBD<\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Una gesti\u00f3n adecuada no comienza en febrero o agosto. Empieza desde el momento en que se recibe una solicitud.<\/span><\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 16px;\">1. Centraliza el registro<\/span><\/h3>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Mant\u00e9n una matriz o sistema de trazabilidad que re\u00fana las consultas y los reclamos recibidos por todos los canales. el registro debe permitir identificar, como m\u00ednimo, la fecha de recepci\u00f3n, el tipo de solicitud, el tema relacionado, el \u00e1rea responsable, el estado del tr\u00e1mite y la fecha de respuesta. Y si es posible la\u00a0herramienta tambi\u00e9n debe diferenciar claramente entre consultas y reclamos.<\/span><\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 16px;\">2. Verifica todas las \u00e1reas y encargados<\/span><\/h3>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Antes de cerrar el semestre, solicita confirmaci\u00f3n a las \u00e1reas que pueden recibir solicitudes de titulares, esto incluye servicio al cliente, talento humano, mercadeo, cartera, seguridad, recepci\u00f3n, jur\u00eddica y tecnolog\u00eda, seg\u00fan la estructura de la organizaci\u00f3n. Tambi\u00e9n es recomendable consultar a los encargados que administren informaci\u00f3n personal o atiendan directamente a los titulares.<\/span><\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 16px;\">3. Depura y clasifica la informaci\u00f3n<\/span><\/h3>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Revisa el contenido de cada solicitud, elimina duplicidades y confirma que corresponda al periodo que vas a reportar. Despu\u00e9s, clasifica los reclamos de acuerdo con las categor\u00edas disponibles en el RNBD. Si una misma comunicaci\u00f3n contiene varias inconformidades, analiza c\u00f3mo debe consolidarse para evitar que sea omitida o contabilizada incorrectamente.<\/span><\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 16px;\">4. Relaciona cada reclamo con el titular correspondiente<\/span><\/h3>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">El RNBD se estructura a partir de las bases de datos inscritas (los titulares). Por ello, debes determinar cu\u00e1l base estaba involucrada en el tratamiento cuestionado por el titular. No asignes autom\u00e1ticamente todos los reclamos a una base gen\u00e9rica de clientes. Una reclamaci\u00f3n puede haber sido realizada por trabajadores, proveedores,\u00a0 usuarios, pacientes, estudiantes u otra categor\u00eda de titulares.<\/span><\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 16px;\">5. Valida y conserva evidencia<\/span><\/h3>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Antes de enviar el reporte, realiza una segunda revisi\u00f3n. Compara la informaci\u00f3n registrada en el RNBD con la matriz interna y conserva evidencia de la consolidaci\u00f3n, las confirmaciones recibidas y el comprobante generado por la plataforma. Esta documentaci\u00f3n permitir\u00e1 demostrar c\u00f3mo se obtuvo el resultado reportado y facilitar\u00e1 futuras auditor\u00edas o verificaciones.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 21px;\">El reporte es m\u00e1s que una obligaci\u00f3n peri\u00f3dica<\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">La consolidaci\u00f3n semestral permite identificar problemas que pueden pasar desapercibidos cuando cada reclamo se atiende de manera aislada, por ejemplo: si varias personas solicitan corregir el mismo tipo de informaci\u00f3n, podr\u00eda existir un problema en la calidad de los dato, si aumentan las solicitudes de supresi\u00f3n, tal vez sea necesario revisar los periodos de conservaci\u00f3n o si se repiten inconformidades sobre comunicaciones comerciales, conviene evaluar las autorizaciones, las finalidades y los mecanismos de exclusi\u00f3n. Por eso, el reporte no deber\u00eda tratarse \u00fanicamente como una actividad operativa para cumplir un plazo. La informaci\u00f3n puede convertirse en un indicador sobre la efectividad del programa de protecci\u00f3n de datos y ayudar a priorizar acciones de mejora.<\/span><\/p>\n<h2 style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto; font-size: 21px;\">Conclusi\u00f3n<\/span><\/h2>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Las organizaciones obligadas a inscribir sus bases de datos en el RNBD deben reportar semestralmente la informaci\u00f3n relacionada con los reclamos de los titulares. Para hacerlo correctamente, necesitan identificar las solicitudes que realmente corresponden a reclamos, integrar la informaci\u00f3n recibida por sus \u00e1reas y encargados, asociarla con las bases registradas y conservar evidencia del proceso.<\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">Cumplir el plazo es importante, pero no es suficiente. La calidad del reporte depende de la trazabilidad mantenida durante todo el semestre. Cuando el registro interno es completo, febrero y agosto dejan de ser momentos de improvisaci\u00f3n y se convierten en cierres ordenados de una gesti\u00f3n permanente.<\/span><\/p>\n<blockquote style=\"background-color: #f0f7ff; border-left: 5px solid #0066cc; padding: 15px 20px; margin: 20px 0; font-style: italic; color: #333333;\">\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"font-family: Roboto;\">\u00bfTu organizaci\u00f3n cuenta con la trazabilidad necesaria para consolidar los reclamos y actualizar correctamente el RNBD? Con <span style=\"color: #3366ff;\"><a style=\"color: #3366ff;\" href=\"http:\/\/www.dataprotected.com.co\"><strong>Data Protected<\/strong><\/a><\/span> puedes evaluar el estado de este proceso y fortalecer la gesti\u00f3n de los derechos de los titulares.<\/span><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Conoce qui\u00e9nes deben reportar los reclamos de datos personales en el RNBD, los plazos aplicables y c\u00f3mo preparar correctamente la informaci\u00f3n.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":4025,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_feature_clip_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"{title}\r\n\r\n{excerpt}\r\n\r\n{url}","jetpack_publicize_feature_enabled":true,"jetpack_social_post_already_shared":true,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"font":"","enabled":false},"version":2},"_wpas_customize_per_network":false,"jetpack_post_was_ever_published":false},"categories":[17],"tags":[1243,1246,1242,1245,1244,10],"class_list":["post-4020","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-proteccion-datos-colombia","tag-actualizacion-del-rnbd","tag-proteccion-de-datos-en-colombia","tag-reclamos-de-datos-personales","tag-reclamos-de-titulares","tag-reporte-semestral-rnbd","tag-registro-nacional-de-bases-de-datos"],"pp_statuses_selecting_workflow":false,"pp_workflow_action":"current","pp_status_selection":"publish","jetpack_publicize_connections":[],"jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p8dSET-12Q","jetpack-related-posts":[{"id":2173,"url":"https:\/\/logtecgroup.com.co\/conocimiento\/data-protected\/proteccion-datos-colombia\/cual-es-la-dinamica-del-reporte-de-reclamos-en-el-rnbd-y-su-impacto-en-las-empresas-colombianas\/","url_meta":{"origin":4020,"position":0},"title":"\u00bfCu\u00e1l es la din\u00e1mica del reporte de reclamos en el RNBD y su impacto en las empresas colombianas?","author":"Oscar Ordo\u00f1ez","date":"febrero 1, 2024","format":false,"excerpt":"En Colombia, la gesti\u00f3n de datos personales es un aspecto crucial para las empresas, especialmente en lo que respecta al cumplimiento del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). 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